CBO 4110-10 - Assistente administrativo

Entenda o que fazem os agentes, assistentes e auxiliares administrativos no mercado de trabalho, veja a descrição do cargo, funções, habilidades, competências, níveis de coonhecimento e atividades exercidas pelo Assistente administrativo e seus sinônimos da mesma família ocupacional.

  • Descrição
  • Conhecimento
  • Habilidade
  • Atitude
  • Atuação
  • Funções

O Que Faz um Assistente administrativo

O Assistente Administrativo executa atividades de apoio aos setores da área administrativa, providenciando compra de materiais e manutenção de equipamentos, intermediando contatos, prestando suporte administrativo para seleção e controle de pessoal e conferindo documentos contábeis e financeiros. Mantém sistema de arquivos físico e eletrônico, controla documentação, presta apoio para elaboração de documentos e atende clientes e fornecedores. Cumpre legislação, normas internas e normas regulamentadoras de saúde e segurança no trabalho e de preservação ambiental.

Funções Detalhadas do Cargo CBO 4110-10

Conhecimento (3/8)
Habilidade (3/8)
Atitude (3/8)
Perfil Ocupacional (3/8)
Executa atividades de apoio aos setores administrativos, providenciando compra e distribuindo recursos materiais, providenciando reparos de equipamentos, intermediando contatos, solicitando recursos para viagens, realizando prestação de contas, controlando execução de serviços gerais - limpeza, transporte e vigilância - e monitorando expedição e recebimentos de malotes. Opera sistemas de correio eletrônico e coordena o fluxo de informações, internamente ou com outras organizações. Mantém agenda e calendário de eventos, preparando materiais como folhetos e convites.

Executa atividades de apoio ao setor de recursos humanos, auxiliando no controle de pessoal - afastamentos, férias e horas extras -, realizando procedimentos de recrutamento e seleção e prestando suporte administrativo à área de treinamento.

Executa atividades de apoio aos setores contábil e financeiro, coletando informações financeiras e índices econômicos, digitando notas de lançamentos contábeis e conferindo notas fiscais, faturas de pagamentos e boletos.

Mantém sistemas de arquivos - físico ou eletrônico -, registrando e atualizando informações. Controla documentação, triando, distribuindo, classificando, conferindo dados e datas, registrando entrada e saída e identificando irregularidades nos documentos.

Presta apoio na elaboração de documentos, digitando textos e planilhas, preenchendo formulários e cadastros, redigindo atas, prestando apoio operacional para elaboração de manuais técnicos e elaborando minutas de correspondência.

Elabora organogramas, fluxogramas e cronogramas.

Insere e atualiza informações nos bancos de dados.

Atende os clientes e os fornecedores, identificando seus perfis, fornecendo informações sobre produtos e serviços, esclarecendo dúvidas e registrando reclamações.

Conhecimentos

  • Prof. - Nível de Profundidade do Conhecimento (1 a 5)
  • Freq. - Grau de Frequência de Uso do Conhecimento (1 a 5)
  • Imp. - Grau de Importância do Conhecimento (1 a 5)
DomínioÁreaCampo ConhecimentoFreq.Imp.Prof.
DOMÍNIOS DE FORMAÇÃO GERAL E/OU TRANSVERSAL CIÊNCIAS EXATAS E INFORMÁTICA CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO BANCO DE DADOS 3 3 3
CIÊNCIAS EXATAS E INFORMÁTICA CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 3 3 3
CIÊNCIAS EXATAS E INFORMÁTICA CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO SISTEMAS OPERACIONAIS 3 3 3
CIÊNCIAS EXATAS E INFORMÁTICA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO INFORMÁTICA 4 5 3
CIÊNCIAS EXATAS E INFORMÁTICA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO INTERNET 4 5 3
CIÊNCIAS EXATAS E INFORMÁTICA MATEMÁTICA E ESTATÍSTICA ESTATÍSTICA 2 3 3
CIÊNCIAS EXATAS E INFORMÁTICA MATEMÁTICA E ESTATÍSTICA MATEMÁTICA APLICADA 3 4 3
CIÊNCIAS BIOLÓGICAS ECOLOGIA E GESTÃO AMBIENTAL MEIO AMBIENTE 3 3 3
CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DIREITO LEGISLAÇÃO TRABALHISTA 3 3 2
CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DIREITO NORMAS REGULAMENTADORAS RELATIVAS À SAÚDE, SEGURANÇA E HIGIENE NO TRABALHO 3 3 2
LINGUÍSTICA, LETRAS E ARTES LÍNGUAS PORTUGUÊS: COMUNICAÇÃO E EXPRESSÃO 4 5 3
LINGUÍSTICA, LETRAS E ARTES LÍNGUAS PORTUGUÊS: LEITURA E INTERPRETAÇÃO DE TEXTOS 3 4 3
DOMÍNIOS TÉCNICO-PROFISSIONAIS DA PRODUÇÃO DE BENS E SERVIÇOS ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS 2 2 2
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUÇÃO (PCP) PLANEJAMENTO DO TRABALHO 3 3 4
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS 3 4 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS 3 3 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS ROTINAS DE SECRETARIA 2 2 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS ROTINAS DE SUPRIMENTO 3 4 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS OUTROS CONHECIMENTOS DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS (ESPECIFICAR:...) - CONTROLE DA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS - LIMPEZA, TRANSPORTE, VIGILÂNCIA E OUTROS 4 5 4
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS OUTROS CONHECIMENTOS DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS (ESPECIFICAR:...) - PREPARAÇÃO DE DOCUMENTOS 4 4 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS OUTROS CONHECIMENTOS DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS (ESPECIFICAR:...) - PREPARAÇÃO DE MATERIAIS DE APOIO À ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS DA EMPRESA 3 4 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS OUTROS CONHECIMENTOS DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS (ESPECIFICAR:...) - ROTINAS DE ARQUIVO 4 5 4
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS OUTROS CONHECIMENTOS DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E ORGANIZACIONAIS (ESPECIFICAR:...) - ROTINAS DE SUPORTE NA ÁREA ADMINISTRATIVA 4 5 4
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS CONTÁBEIS E FINANCEIROS ROTINAS CONTÁBEIS 3 3 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS CONTÁBEIS E FINANCEIROS ROTINAS FINANCEIRAS 3 3 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS CONTÁBEIS E FINANCEIROS OUTROS CONHECIMENTOS DE PROCESSOS CONTÁBEIS E FINANCEIROS (ESPECIFICAR:...) - ROTINAS DE SUPORTE NAS ÁREAS FINANCEIRA E CONTÁBIL 4 5 4
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS DE RECURSOS HUMANOS ROTINAS DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS 3 2 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS DE RECURSOS HUMANOS ROTINAS DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS 2 2 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS DE RECURSOS HUMANOS ROTINAS DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO DE PESSOAL 2 2 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS PROCESSOS DE RECURSOS HUMANOS OUTROS CONHECIMENTOS DE PROCESSOS DE RECURSOS HUMANOS (ESPECIFICAR:...) - ROTINAS DE SUPORTE NA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS 4 5 4
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS SAÚDE E SEGURANÇA ERGONOMIA 3 3 3
ADMINISTRAÇÃO, GESTÃO E NEGÓCIOS SAÚDE E SEGURANÇA SEGURANÇA NO TRABALHO 3 3 3
PROCESSOS DE COMÉRCIO ATENDIMENTO AO CLIENTE SERVIÇOS DE ATENDIMENTO AO CLIENTE 4 4 4
PROCESSOS DE COMÉRCIO COMERCIALIZAÇÃO ORÇAMENTO 4 3 3
PROCESSOS DE COMÉRCIO COMPRAS COTAÇÃO 3 4 4
PROCESSOS DE COMÉRCIO COMPRAS ROTINAS DE PROCESSO DE COMPRA (EXCETO POR LICITAÇÃO) 3 4 4
TURISMO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO, EVENTOS, ESPORTE E LAZER EVENTOS E LAZER DIVULGAÇÃO DE EVENTOS 3 4 3
TURISMO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO, EVENTOS, ESPORTE E LAZER EVENTOS E LAZER PLANEJAMENTO DE EVENTOS 3 3 2
TURISMO, HOSPEDAGEM, ALIMENTAÇÃO, EVENTOS, ESPORTE E LAZER EVENTOS E LAZER RECEPÇÃO DE EVENTOS 3 4 3
SERVIÇOS FINANCEIROS E AFINS SERVIÇOS BANCÁRIOS CRÉDITO E COBRANÇA 3 3 2
SERVIÇOS FINANCEIROS E AFINS SERVIÇOS BANCÁRIOS ROTINAS DE OPERAÇÕES E SERVIÇOS BANCÁRIOS 4 5 3
SERVIÇOS FINANCEIROS E AFINS TECNOLOGIA DOS SERVIÇOS FINANCEIROS E AFINS MATEMÁTICA FINANCEIRA 3 4 3

Habilidades

  • Freq. - Grau de Frequência de Uso da Habilidade (1 a 5)
  • Imp. - Grau de Importância da Habilidade (1 a 5)
DomínioCategoriaHabilidade Freq.Imp.
HABILIDADES COGNITIVAS COMUNICAÇÃO COMPREENSÃO ORAL 3 3
HABILIDADES COGNITIVAS COMUNICAÇÃO ESCUTA ATIVA 3 3
HABILIDADES COGNITIVAS COMUNICAÇÃO EXPRESSÃO ORAL 4 4
HABILIDADES COGNITIVAS COMUNICAÇÃO COMPREENSÃO ESCRITA 3 3
HABILIDADES COGNITIVAS COMUNICAÇÃO EXPRESSÃO ESCRITA 4 4
HABILIDADES COGNITIVAS COMUNICAÇÃO APRENDIZADO ATIVO 3 3
HABILIDADES COGNITIVAS COMUNICAÇÃO NEGOCIAÇÃO 3 3
HABILIDADES COGNITIVAS TRABALHO COM NÚMEROS TRANSCRIÇÃO DE DADOS 3 2
HABILIDADES COGNITIVAS TRABALHO COM NÚMEROS COMPARAÇÃO DE DADOS 2 2
HABILIDADES COGNITIVAS TRABALHO COM NÚMEROS COMPREENSÃO NUMÉRICA 3 3
HABILIDADES COGNITIVAS TRABALHO COM NÚMEROS EXPRESSÃO NUMÉRICA 3 3
HABILIDADES COGNITIVAS TRABALHO COM NÚMEROS ANÁLISE DE DADOS 2 2
HABILIDADES COGNITIVAS RACIOCÍNIO RACIOCÍNIO CONCRETO PARA SEGUIR INSTRUÇÕES 4 4
HABILIDADES COGNITIVAS RACIOCÍNIO RACIOCÍNIO ABSTRATO PARA RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS 3 3
HABILIDADES COGNITIVAS RACIOCÍNIO RACIOCÍNIO SINTÉTICO (CAPACIDADE DE DIAGNÓSTICO DE PROBLEMAS OU TROUBLESHOOTING) 2 2
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES OPERACIONAIS APLICAÇÃO DE INSTRUÇÕES SIMPLES E ROTINEIRAS 4 4
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES OPERACIONAIS APLICAÇÃO DE TÉCNICAS QUE ENVOLVEM ALGUMAS VARIÁVEIS CONCRETAS E ESPECÍFICAS 3 3
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES OPERACIONAIS APLICAÇÃO DE TÉCNICAS QUE ENVOLVEM MUITAS VARIÁVEIS CONCRETAS E ESPECÍFICAS 3 3
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES OPERACIONAIS APLICAÇÃO DE PRINCÍPIOS TECNOLÓGICOS DE BAIXA COMPLEXIDADE 2 2
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES ORGANIZACIONAIS ANÁLISE DE GARANTIA DE QUALIDADE 3 3
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES INTERPESSOAIS TRABALHO EM EQUIPE 5 5
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES INTERPESSOAIS ATENDIMENTO A SOLICITAÇÕES E PEDIDOS DAS PESSOAS... 4 4
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES INTERPESSOAIS TROCA DE INFORMAÇÕES 4 4
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES INTERPESSOAIS FORNECIMENTO DE INFORMAÇÕES 3 3
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES INTERPESSOAIS COOPERAÇÃO 5 5
HABILIDADES PRÁTICAS HABILIDADES INTERPESSOAIS ASSESSORAMENTO 3 3
HABILIDADES FÍSICAS, PSICOMOTORAS E SENSORIAIS HABILIDADES FÍSICAS FLEXIBILIDADE DE EXTENSÃO 3 3
HABILIDADES FÍSICAS, PSICOMOTORAS E SENSORIAIS HABILIDADES PSICOMOTORAS DESTREZA DOS DEDOS (OU DIGITAL) 4 4
HABILIDADES FÍSICAS, PSICOMOTORAS E SENSORIAIS HABILIDADES PSICOMOTORAS DESTREZA MANUAL 3 3
HABILIDADES FÍSICAS, PSICOMOTORAS E SENSORIAIS HABILIDADES SENSORIAIS ATENÇÃO AUDITIVA 3 3
HABILIDADES FÍSICAS, PSICOMOTORAS E SENSORIAIS HABILIDADES SENSORIAIS CLAREZA DE FALA 3 4
HABILIDADES FÍSICAS, PSICOMOTORAS E SENSORIAIS HABILIDADES SENSORIAIS VISÃO A DISTÂNCIA 3 3
HABILIDADES FÍSICAS, PSICOMOTORAS E SENSORIAIS HABILIDADES SENSORIAIS VISÃO DE PERTO (OU A CURTA DISTÂNCIA) 3 3

Atitudes

  • Imp. - Grau de Importância da Atitude (1 a 5)
CategoriaAtitudeImp.
AUTONOMIA (AUSÊNCIA DE SUPERVISÃO DIRETA) NO PRÓPRIO TRABALHO AUTONOMIA NA EXECUÇÃO DAS TAREFAS QUE LHE FORAM ATRIBUÍDAS 3
AVALIAÇÃO DE TRABALHO OU ATIVIDADE AVALIAÇÃO DO PRÓPRIO DESEMPENHO 3

Condições de Trabalho

Agentes, assistentes e auxiliares administrativos trabalham nos mais variados ramos de atividades públicas ou privadas. São empregados com carteira e se organizam em equipe, tendo supervisão ocasional. O ambiente de trabalho é fechado e o horário é diurno. A categoria de auxiliares foi extinta nos orgãos públicos e suas funções são realizadas pelos assistentes administrativos. Já no caso da área privada, a categoria de auxiliares e ajudantes parece estar em processo de extinção e suas funções sendo incorporadas pelos assistentes ou pelos estagiários. Os agentes de microcrédito atuam junto às comunidades, em ambientes abertos.

Exigências do mercado de trabalho

Para o acesso às ocupações dessa família ocupacional requer-se o ensino médio completo, um a dois anos de experiência profissional e para algumas das ocupações, curso básico de qualificação.

Funções Mais Executadas no Exercício da Profissão

  • Tratar documentos;
  • Prestar apoio logístico;
  • Acompanhar processos administrativos;
  • Atender clientes e/ou fornecedores e/ou doadores;
  • Prospectar clientes/ doadores;
  • Preparar relatórios, formulários e planilhas;
  • Demonstrar competências pessoais;
  • Executar rotinas de apoio na Área de recursos humanos;
  • Preencher documentos;
  • Colher assinaturas;
  • Conferir material solicitado;
  • Digitar textos e planilhas;
  • Dar suporte administrativo a área de treinamento;
  • Acompanhar andamento dos pedidos;
  • Requisitar pagamentos;
  • Requisitar materiais;
  • Intermediar contatos;
  • Registrar a entrada e saída de documentos;
  • Identificar natureza das solicitações dos clientes;
  • Elaborar planilhas de cálculos;
  • Demonstrar capacidade de observação;
  • Demonstrar auto-controle;
  • Acompanhar organogramas, fluxogramas e cronogramas;
  • Identificar irregularidades nos documentos;
  • Digitar notas de lançamentos contábeis;
  • Distribuir documentos;
  • Receber clientes e/ou fornecedores e/ou doadores;
  • Preparar minutas;
  • Ajustar contratos;
  • Conferir notas fiscais, faturas de pagamentos e boletos;
  • Auxiliar na avaliação de pessoal;
  • Esclarecer dúvidas;
  • Fornecer informações da empresa;
  • Controlar expedição de malotes e recebimentos;
  • Solicitar informações cadastrais;
  • Realizar prestação de contas;
  • Atualizar informações;
  • Verificar índices econômicos e financeiros;
  • Providenciar devolução de material fora de especificação;
  • Solicitar compra de materiais;
  • Solicitar documentos;
  • Orientar funcionários sobre direitos e deveres;
  • Preencher formulários e/ou cadastros;
  • Organizar o setor;
  • Demonstrar criatividade;
  • Conferir cálculos;
  • Atualizar dados de planejamento;
  • Solicitar recursos de viagens;
  • Coletar referências pessoais;
  • Conferir dados e datas;
  • Formatar documentos;
  • Atualizar cadastros;
  • Solicitar cópias de documentos;
  • Auxiliar na organização de eventos internos;
  • Mapear área de atuação;
  • Registrar reclamações dos clientes;
  • Contornar situações adversas;
  • Transmitir credibilidade;
  • Solicitar entrega de documentos;
  • Preencher ficha de movimentação de pessoal;
  • Executar procedimentos de recrutamento e seleção;
  • Demonstrar proatividade;
  • Distribuir material de expediente;
  • Coletar dados;
  • Submeter pareceres;
  • Demonstrar capacidade de empatia;
  • Auxiliar no controle de pessoal - afastamentos, férias, horas extras...;
  • Efetuar cálculos;
  • Convalidar publicação de atos;
  • Demonstrar persistência;
  • Fornecer informações sobre produtos e serviços;
  • Demonstrar capacidade de adaptação de linguagem;
  • Verificar documentos;
  • Triar documentos;
  • Expedir ofícios e memorandos;
  • Elaborar correspondência;
  • Dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos;
  • Receber documentos;
  • Demonstrar facilidade de comunicação;
  • Trabalhar em equipe;
  • Demonstrar iniciativa;
  • Demonstrar flexibilidade;
  • Verificar prazos estabelecidos;
  • Classificar documentos;
  • Controlar execução de serviços gerais - limpeza, transporte, vigilância;
  • Acompanhar notificações de não conformidade;
  • Elaborar organogramas, fluxogramas e cronogramas;
  • Pesquisar preços;
  • Localizar documentos;
  • Controlar material de expediente;
  • Localizar processos administrativos;
  • Encaminhar protocolos internos;
  • Arquivar documentos;
  • Atualizar dados dos funcionários;
  • Identificar perfil dos clientes e/ou fornecedores e/ou doadores;
  • Levantar a necessidade de material;
  • Demonstrar capacidade de organização;
  • Demonstrar capacidade de negociação;
  • Redigir atas;

Profissões da Família Ocupacional

Divisões de categorias profissionais do CBO 4110-10

CBO 4110-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de assistente administrativo que pertence ao grupo dos agentes, assistentes e auxiliares administrativos, segundo a Tabela CBO divulgada pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego.

  • Trabalhadores de serviços administrativos
    • Escriturários
      • Escriturários em geral, agentes, assistentes e auxiliares administrativos
        • Agentes, assistentes e auxiliares administrativos