CBO 4151-05 - Arquivista de documentos

O Que Faz um Arquivista de documentos

Realiza o arquivamento de documentos, incorporando as novas aquisições em acervos físico e digital e executando a conservação e a manutenção dos acervos – inclusive pelo controle de parâmetros ambientais para preservação dos documentos em papel –, sob orientação de profissional de nível superior, em centros de documentação públicos e particulares. Atende o público usuário, fornecendo referências para localização de materiais, registrando empréstimos e revisando o estado físico dos documentos devolvidos. Participa na montagem, na realização e na desmontagem de exposições do acervo. Cumpre normas regulamentadoras de biossegurança, de saúde e segurança no trabalho e de preservação ambiental.

Funções Detalhadas

Planeja o trabalho, tomando conhecimento das orientações emitidas por profissional de nível superior - responsável pela criação, pela organização e pela manutenção de acervos - e priorizando atividades. Verifica a disponibilidade de materiais e de equipamentos para a realização dos trabalhos, providenciando os faltantes.

Incorpora documentos aos acervos físico e digital, conferindo material adquirido e controlando sua qualidade. Registra a entrada em sistema informatizado. Auxilia na catalogação e na classificação dos documentos. Providencia cópias de segurança. Prepara documentos para digitalização e identifica cada um deles com código de barras ou outra forma de identificação. Coloca os novos documentos em arquivo físico, estático ou deslizante. Disponibiliza os novos documentos em formato digital.

Faz a conservação e a manutenção de arquivos físicos, higienizando e desinfetando documentos, examinando a forma de armazenamento dos itens e controlando parâmetros ambientais para preservação. Encaderna documentos.

Mantém arquivos digitais para que estejam sempre acessíveis e recuperáveis, em sistemas que incorporam os avanços na tecnologia de armazenamento eletrônico.

Inventaria o acervo, sob supervisão e seguindo orientações de profissional de nível superior.

Participa na montagem, na realização e na desmontagem de exposições temporárias do acervo. Auxilia na montagem e na manutenção de exposições permanentes.

Auxilia no atendimento aos usuários, informando-lhes as referências para recuperar documentos. Orienta a consulta nos acervos e nas bases de dados catalográficos e bibliográficos. Esclarece dúvidas, indicando fontes alternativas das informações procuradas. Reserva material do acervo para o usuário, realiza o empréstimo e controla a devolução. Orienta o usuário sobre o manuseio da documentação e revisa o estado físico dos documentos devolvidos. Monitora o uso de materiais do acervo comum e de obras raras. Empresta e pede empréstimo de materiais a outras instituições. Pesquisa dados e rastreia normas técnicas, em atendimento a solicitações de usuários. Cadastra e atualiza informações de usuários.

Pode elaborar relatórios e organizar dados estatísticos.

Providencia a aquisição de material para os acervos físicos e digitais, apurando preços, verificando especificações e acessando sistema para consultar a data de entrega.

Conserva o local de trabalho limpo e organizado. Mantém instrumentos e equipamentos de trabalho limpos e em plenas condições de uso e funcionamento. Monitora o funcionamento do sistema de informática. Solicita serviços de manutenção para reparos em equipamentos.

Realiza a destinação de resíduos, providenciando descarte de acordo com as normas ambientais.

Trabalha com segurança, utilizando equipamentos de proteção individual – tais como luvas, óculos de segurança, máscara de proteção respiratória e toucas -, especialmente durante os processos de higienização de documentos.