CBO 1421-05 - Gerente administrativo

O Que Faz um Gerente administrativo

Planeja, organiza, coordena e controla as atividades da área administrativa de empresa, sob a direção de um diretor ou gerente geral. Gerencia rotinas administrativas. Monitora o atendimento aos usuários internos e externos dos serviços administrativos. Faz uso de sistemas informatizados - de relacionamento com cliente, de planejamento de recursos empresariais, dentre outros -, promovendo a inserção das tecnologias digitais nas atividades da área de administração. Gerencia recursos materiais. Gerencia a organização de arquivos físico e eletrônico de documentos. Realiza controle de qualidade dos serviços administrativos. Administra equipe de trabalho. Participa da gestão financeira e da gestão de serviços terceirizados. Elabora relatórios. Cumpre legislação, normas técnicas, normas de qualidade e normas regulamentadoras de saúde e segurança no trabalho e de preservação ambiental.

Funções Detalhadas

Presta assistência à direção da empresa, durante a elaboração de plano estratégico e a negociação de metas do planejamento tático.

Analisa informações - de contexto organizacional, de relatórios gerenciais, dentre outras -, com o intuito de obter subsídios para o processo de planejamento.

Planeja processos administrativos, estabelecendo diretrizes e processos operacionais. Participa da elaboração de normas, diretrizes e procedimentos. Define indicadores de desempenho. Emite instruções de serviço.

Organiza as atividades das equipes de apoio da área administrativa, em empresa pública ou privada, garantindo que todas as tarefas, as operações e os processos sigam os procedimentos estabelecidos, com o objetivo de maximizar os resultados.

Gerencia rotinas administrativas, controlando e aperfeiçoando fluxos de trabalho.

Monitora o atendimento aos usuários internos e externos – como clientes, trabalhadores de outros setores da empresa, fornecedores, entre outros - dos serviços administrativos, identificando suas necessidades, prestando esclarecimentos, recebendo reclamações e solucionando problemas.

Promove o desenvolvimento tecnológico e as inovações para o incremento da produtividade na área de administração. Faz uso de sistemas informatizados - de relacionamento com cliente, de planejamento de recursos empresariais, dentre outros -, promovendo a inserção das tecnologias digitais nas atividades da área de administração.

Controla a qualidade do serviço, analisando indicadores de desempenho. Inspeciona condições de atendimento e monitora tempo de resposta. Atua para agilizar o atendimento e manter sua eficácia. Em situações de autoatendimento, disponibiliza coordenador para triagem.

Revisa documentos e elabora relatórios.

Gerencia a organização de arquivos físico e eletrônico de documentos. Arquiva documentos confidenciais. Estabelece parâmetros de proteção de dados pessoais e privacidade, de acordo com a legislação específica.

Gerencia contratos e projetos, observando conformidade de especificações e de prazos.

Gerencia recursos materiais. Organiza o processo de compra de materiais e serviços, compreendendo a cotação, a aprovação de requisições e a autorização de compra. Atesta o recebimento de materiais e serviços. Administra estoque de materiais. Conduz inventário de bens imobilizados.

Colabora com a gestão da infraestrutura das edificações corporativas e de suas instalações e equipamentos, participando na definição de leiautes, na especificação de móveis e acessórios e na organização da comunicação visual. Requisita serviços de manutenção de instalações e equipamentos.

Participa da gestão de serviços terceirizados. Contrata prestadores de serviços. Supervisiona os serviços de limpeza, vigilância, jardinagem, dentre outros.

Cadastra fornecedores e verifica sua regularidade fiscal.

Participa da gestão financeira, controlando receitas, contas a pagar, contas contábeis e custos. Atua nas ações de crédito, de cobrança e de controle da inadimplência. Monitora as operações de crédito, negociando parcelamento de débitos. Controla inadimplência. Organiza processo de cobrança judicial. Controla a execução de rotinas tributárias.

Administra a equipe de trabalho da área administrativa, participando do processo de contratação. Supervisiona entrada e saída de trabalhadores. Avalia desempenho e promove a capacitação da equipe. Implanta treinamentos em saúde e segurança no trabalho. Avalia perfil profissional de acordo com preceitos de “compliance”, para contratação ou promoção. Delega competências por níveis de responsabilidade.

Administra recursos financeiros da área, controlando custos e orçamento. Libera verba para despesas de pequeno vulto.

Participa no processo de implantação de normas de sustentabilidade ambiental e monitora o seu cumprimento.

Conduz reuniões de trabalho e acompanha auditorias. Estabelece interface com clientes, fornecedores externos e setores internos da empresa. Interage com outras empresas e instituições.