CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os)

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os).
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve demonstrar competências pessoais, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, arquivar documentos físicos e eletrônicos, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, elaborar documentos, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve selecionar pessoal, elaborar ficha de avaliação, formatar documentos, tomar ditados, trabalhar sob pressão, cobrar respostas, contornar situações adversas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar iniciativa, divulgar informações, controlar prazos, programar as atividades da equipe, direcionar informações, controlar cronogramas, capacitar equipe, secretariar reuniões, encaminhar pessoas, contratar serviços de terceiros, levantar necessidades de material, identificar o assunto, filtrar ligações telefônicas, confirmar presença, demonstrar dinamismo, ler documentos, consultar profissionais de outras áreas, reproduzir documentos, acompanhar processos, atender pedidos e solicitações, anotar recados, controlar malote, protocolar correspondência, requisitar material, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar espírito de liderança, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, elaborar atas, classificar documentos, redigir documentos, preparar apresentações, demonstrar capacidade de comunicação, manter atualizado o banco de dados, atualizar arquivos, administrar agenda do- s executivo- s, demonstrar sensibilidade, cadastrar documentos, identificar a natureza do documento, adaptar espaço para armazenagem, demonstrar pró-atividade, comprar material, equipamento e mobiliário, administrar arquivos, orientar pessoas, cotar preços, elaborar base de dados, solicitar verbas, adaptar-se a mudanças, reservar sala/local, receber correspondência, cobrar ações, confeccionar clippings, contratar expositores e palestrantes, marcar compromissos, elaborar lista de presença, formular pedidos de compra, escolher cardápio, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, elaborar prestação de contas, administrar conflitos, enviar convite ou convocação, elaborar relatórios, estabelecer atribuições da equipe, transmitir fax, pesquisar local, pesquisar informações e dados, dar suporte em reuniões, dar suporte durante o evento, recepcionar pessoas, transmitir recados, ordenar documentos, datilografar documentos, trabalhar em equipe, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, cancelar compromissos, fazer ligações telefônicas, encaminhar certificados, demonstrar discrição, encaminhar documentos, anotar informações, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar paciência, digitar documentos, atender ligações telefônicas, demonstrar senso de organização, colher assinatura, fornecer informações, fazer check-list, conferir material, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, monitorar o trabalho da equipe, demonstrar capacidade de retórica, cobrar relatórios, administrar estresse, encaminhar ligações telefônicas, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, registrar correspondência, acompanhar contratos e garantias, assinar documentação escolar, arquivar correspondência, estabelecer cronograma de atividades, administrar pendências, avaliar a equipe, definir horários, monitorar horários de entrada e saída, enviar correspondência, elaborar convites e convocações, triar correspondência, despachar com o- s executivo- s, preparar sala/local, transcrever textos.