CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho, controlar correspondência física e eletrônica, atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerenciar informações, assessorar executivo- s / Área- s, demonstrar competências pessoais, organizar eventos e viagens, elaborar documentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve pesquisar informações e dados, preparar sala/local, anotar recados, demonstrar dinamismo, tomar ditados, controlar cronogramas, administrar conflitos, elaborar planilhas e gráficos, comprar material, equipamento e mobiliário, marcar compromissos, controlar prazos, demonstrar sensibilidade, encaminhar certificados, demonstrar capacidade de retórica, encaminhar ligações telefônicas, reservar sala/local, atualizar arquivos, adaptar espaço para armazenagem, filtrar ligações telefônicas, divulgar informações, requisitar material, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, contratar serviços de terceiros, cancelar compromissos, triar correspondência, avaliar a equipe, despachar com o- s executivo- s, elaborar prestação de contas, anotar informações, enviar correspondência, secretariar reuniões, identificar o assunto, digitar documentos, levantar necessidades de material, direcionar informações, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, manter atualizado o banco de dados, selecionar pessoal, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, monitorar horários de entrada e saída, transcrever textos, definir horários, demonstrar espírito de liderança, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, confeccionar clippings, trabalhar sob pressão, estabelecer cronograma de atividades, administrar agenda do- s executivo- s, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, encaminhar pessoas, redigir documentos, cobrar ações, encaminhar documentos, demonstrar senso de organização, demonstrar paciência, reproduzir documentos, fazer ligações telefônicas, atender pedidos e solicitações, recepcionar pessoas, administrar estresse, solicitar verbas, conferir material, escolher cardápio, enviar convite ou convocação, consultar profissionais de outras áreas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar capacidade de comunicação, fornecer informações, ordenar documentos, elaborar relatórios, datilografar documentos, confirmar presença, capacitar equipe, contornar situações adversas, preparar apresentações, acompanhar processos, cobrar relatórios, controlar malote, elaborar lista de presença, monitorar o trabalho da equipe, registrar correspondência, contratar expositores e palestrantes, elaborar ficha de avaliação, identificar a natureza do documento, programar as atividades da equipe, atender ligações telefônicas, cadastrar documentos, elaborar convites e convocações, transmitir fax, dar suporte em reuniões, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, classificar documentos, elaborar atas, formular pedidos de compra, transmitir recados, dar suporte durante o evento, cobrar respostas, demonstrar discrição, receber correspondência, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, ler documentos, arquivar correspondência, pesquisar local, elaborar base de dados, demonstrar pró-atividade, colher assinatura, formatar documentos, assinar documentação escolar, adaptar-se a mudanças, administrar pendências, fazer check-list, acompanhar contratos e garantias, administrar arquivos, protocolar correspondência, cotar preços, demonstrar iniciativa, trabalhar em equipe, orientar pessoas, estabelecer atribuições da equipe.