CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho, atender pessoas - cliente externo e interno, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, arquivar documentos físicos e eletrônicos, elaborar documentos, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve encaminhar certificados, demonstrar discrição, estabelecer cronograma de atividades, confirmar presença, comprar material, equipamento e mobiliário, contratar expositores e palestrantes, demonstrar capacidade de retórica, classificar documentos, ler documentos, contornar situações adversas, elaborar atas, cobrar relatórios, cobrar ações, confeccionar clippings, identificar a natureza do documento, programar as atividades da equipe, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, contratar serviços de terceiros, redigir documentos, marcar compromissos, solicitar verbas, transmitir fax, definir horários, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, reservar sala/local, datilografar documentos, priorizar compromissos e ligações telefônicas, divulgar informações, administrar agenda do- s executivo- s, selecionar pessoal, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, anotar informações, administrar arquivos, monitorar o trabalho da equipe, preparar apresentações, cancelar compromissos, escolher cardápio, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, cobrar respostas, filtrar ligações telefônicas, elaborar convites e convocações, demonstrar senso de organização, encaminhar documentos, avaliar a equipe, trabalhar em equipe, digitar documentos, dar suporte em reuniões, encaminhar ligações telefônicas, estabelecer atribuições da equipe, tomar ditados, arquivar correspondência, transmitir recados, trabalhar sob pressão, demonstrar espírito de liderança, recepcionar pessoas, adaptar espaço para armazenagem, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, controlar prazos, acompanhar processos, consultar profissionais de outras áreas, despachar com o- s executivo- s, preparar sala/local, secretariar reuniões, controlar cronogramas, anotar recados, demonstrar paciência, enviar correspondência, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar iniciativa, orientar pessoas, encaminhar pessoas, manter atualizado o banco de dados, triar correspondência, elaborar lista de presença, enviar convite ou convocação, demonstrar dinamismo, adaptar-se a mudanças, levantar necessidades de material, elaborar planilhas e gráficos, identificar o assunto, fornecer informações, fazer check-list, dar suporte durante o evento, formatar documentos, assinar documentação escolar, reproduzir documentos, elaborar base de dados, formular pedidos de compra, elaborar ficha de avaliação, acompanhar contratos e garantias, administrar estresse, conferir material, requisitar material, protocolar correspondência, capacitar equipe, direcionar informações, receber correspondência, ordenar documentos, administrar pendências, pesquisar local, atender ligações telefônicas, fazer ligações telefônicas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, controlar malote, transcrever textos, demonstrar sensibilidade, atualizar arquivos, demonstrar pró-atividade, administrar conflitos, elaborar relatórios, monitorar horários de entrada e saída, pesquisar informações e dados, cotar preços, colher assinatura, registrar correspondência, demonstrar capacidade de comunicação, atender pedidos e solicitações, elaborar prestação de contas, cadastrar documentos.