CBO 2523-15 - Secretária trilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária trilíngüe CBO 2523-15 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em duas línguas estrangeiras Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-15 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária trilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-15 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-15

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária trilíngüe

O Secretária trilíngüe CBO 2523-15 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em três idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em dois idiomas estrangeiros – inglês e/ou espanhol e/ou alemão e/ou francês e/ou italiano e/ ou japonês e/ ou chinês, entre outras possibilidades, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e línguas estrangeiras de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-15 deve demonstrar competências pessoais, gerenciar informações, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerir suprimentos, elaborar documentos, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, atender pessoas - cliente externo e interno, supervisionar equipes de trabalho, prestar serviços em idioma estrangeiro, assessorar executivo- s / Área- s.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-15

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária trilíngüe CBO 2523-15

Um Secretária trilíngüe (ou sinônimo) deve transmitir fax, elaborar ficha de avaliação, orientar pessoas, reservar sala/local, encaminhar certificados, encaminhar pessoas, triar correspondência, fornecer informações, enviar correspondência, trabalhar sob pressão, levantar necessidades de material, preparar sala/local, demonstrar espírito de liderança, colher assinatura, administrar arquivos, comprar material, equipamento e mobiliário, capacitar equipe, estabelecer cronograma de atividades, solicitar verbas, cancelar compromissos, acompanhar processos, elaborar prestação de contas, encaminhar ligações telefônicas, dar suporte durante o evento, adaptar espaço para armazenagem, adaptar-se a mudanças, demonstrar capacidade de retórica, requisitar material, identificar o assunto, arquivar correspondência, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar dinamismo, elaborar convites e convocações, cobrar relatórios, anotar recados, administrar estresse, datilografar documentos, anotar informações, manter atualizado o banco de dados, demonstrar capacidade de comunicação, atender ligações telefônicas, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, revisar traduções, elaborar relatórios, acompanhar contratos e garantias, sintetizar textos em idioma estrangeiro, trabalhar em equipe, tomar ditados, monitorar horários de entrada e saída, confeccionar clippings, monitorar o trabalho da equipe, contratar serviços de terceiros, despachar com o- s executivo- s, cadastrar documentos, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, contornar situações adversas, direcionar informações, avaliar a equipe, estabelecer atribuições da equipe, definir horários, recepcionar pessoas, escolher cardápio, reproduzir documentos, prestar serviço de intérprete, identificar a natureza do documento, demonstrar pró-atividade, controlar cronogramas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, classificar documentos, digitar documentos, cotar preços, demonstrar senso de organização, demonstrar paciência, controlar malote, demonstrar discrição, pesquisar local, cobrar ações, fazer ligações telefônicas, transmitir recados, fazer check-list, ler documentos, marcar compromissos, protocolar correspondência, cobrar respostas, elaborar base de dados, ciceronear visitas, pesquisar informações e dados, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, traduzir documentos, ordenar documentos, atender pedidos e solicitações, elaborar lista de presença, formular pedidos de compra, redigir documentos em idioma estrangeiro, filtrar ligações telefônicas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, elaborar atas, selecionar pessoal, demonstrar iniciativa, programar as atividades da equipe, contratar expositores e palestrantes, divulgar informações, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, controlar prazos, demonstrar sensibilidade, transcrever textos, atualizar arquivos, secretariar reuniões, administrar agenda do- s executivo- s, confirmar presença, dar suporte a expatriados, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, enviar convite ou convocação, encaminhar documentos, consultar profissionais de outras áreas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, redigir documentos, dar suporte em reuniões, administrar pendências, receber correspondência, conferir material, preparar apresentações, registrar correspondência, administrar conflitos, formatar documentos.