CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os)

O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) CBO 2523-10 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os).
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretário bilíngüe

O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-10 deve supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, prestar serviços em idioma estrangeiro, organizar eventos e viagens, controlar correspondência física e eletrônica, demonstrar competências pessoais, elaborar documentos, gerenciar informações, atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10

Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve demonstrar iniciativa, arquivar correspondência, formular pedidos de compra, protocolar correspondência, elaborar base de dados, secretariar reuniões, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, transmitir fax, recepcionar pessoas, datilografar documentos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, demonstrar capacidade de retórica, dar suporte em reuniões, contratar serviços de terceiros, redigir documentos, demonstrar discrição, pesquisar local, estabelecer atribuições da equipe, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, contornar situações adversas, administrar conflitos, traduzir documentos, capacitar equipe, elaborar atas, demonstrar sensibilidade, definir horários, controlar malote, solicitar verbas, programar as atividades da equipe, ciceronear visitas, preparar apresentações, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, adaptar-se a mudanças, encaminhar ligações telefônicas, cancelar compromissos, cobrar ações, consultar profissionais de outras áreas, sintetizar textos em idioma estrangeiro, cobrar respostas, ler documentos, cadastrar documentos, registrar correspondência, confeccionar clippings, dar suporte durante o evento, encaminhar pessoas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, adaptar espaço para armazenagem, demonstrar senso de organização, classificar documentos, divulgar informações, cotar preços, elaborar relatórios, administrar agenda do- s executivo- s, trabalhar em equipe, pesquisar informações e dados, controlar cronogramas, anotar recados, preparar sala/local, digitar documentos, acompanhar contratos e garantias, dar suporte a expatriados, confirmar presença, triar correspondência, receber correspondência, marcar compromissos, acompanhar processos, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, fornecer informações, enviar correspondência, monitorar horários de entrada e saída, reservar sala/local, transmitir recados, elaborar prestação de contas, monitorar o trabalho da equipe, encaminhar certificados, demonstrar espírito de liderança, orientar pessoas, controlar prazos, manter atualizado o banco de dados, contratar expositores e palestrantes, identificar o assunto, atender pedidos e solicitações, conferir material, levantar necessidades de material, priorizar compromissos e ligações telefônicas, prestar serviço de intérprete, elaborar lista de presença, elaborar planilhas e gráficos, requisitar material, transcrever textos, redigir documentos em idioma estrangeiro, demonstrar pró-atividade, fazer check-list, revisar traduções, estabelecer cronograma de atividades, administrar pendências, atender ligações telefônicas, reproduzir documentos, administrar estresse, anotar informações, atualizar arquivos, elaborar convites e convocações, despachar com o- s executivo- s, demonstrar dinamismo, colher assinatura, formatar documentos, filtrar ligações telefônicas, elaborar ficha de avaliação, identificar a natureza do documento, avaliar a equipe, cobrar relatórios, demonstrar capacidade de comunicação, escolher cardápio, demonstrar paciência, enviar convite ou convocação, tomar ditados, ordenar documentos, direcionar informações, selecionar pessoal, trabalhar sob pressão, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, comprar material, equipamento e mobiliário, administrar arquivos, fazer ligações telefônicas.