CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-10 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretário bilíngüe

O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-10 deve controlar correspondência física e eletrônica, atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais, supervisionar equipes de trabalho, organizar eventos e viagens, prestar serviços em idioma estrangeiro, elaborar documentos, assessorar executivo- s / Área- s, arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerir suprimentos, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10

Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve ciceronear visitas, manter atualizado o banco de dados, anotar recados, cotar preços, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, encaminhar pessoas, trabalhar sob pressão, dar suporte a expatriados, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, adaptar-se a mudanças, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, divulgar informações, definir horários, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, preparar sala/local, encaminhar certificados, protocolar correspondência, cadastrar documentos, ler documentos, transmitir fax, administrar conflitos, requisitar material, reservar sala/local, estabelecer atribuições da equipe, sintetizar textos em idioma estrangeiro, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, monitorar horários de entrada e saída, elaborar planilhas e gráficos, triar correspondência, tomar ditados, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, marcar compromissos, trabalhar em equipe, demonstrar capacidade de retórica, controlar prazos, atender pedidos e solicitações, formular pedidos de compra, fornecer informações, demonstrar pró-atividade, adaptar espaço para armazenagem, reproduzir documentos, transcrever textos, demonstrar iniciativa, transmitir recados, atualizar arquivos, identificar a natureza do documento, demonstrar discrição, redigir documentos, formatar documentos, administrar agenda do- s executivo- s, avaliar a equipe, estabelecer cronograma de atividades, demonstrar dinamismo, arquivar correspondência, capacitar equipe, digitar documentos, registrar correspondência, orientar pessoas, elaborar relatórios, pesquisar informações e dados, traduzir documentos, elaborar base de dados, redigir documentos em idioma estrangeiro, atender ligações telefônicas, controlar malote, escolher cardápio, administrar pendências, acompanhar processos, filtrar ligações telefônicas, elaborar atas, administrar arquivos, datilografar documentos, colher assinatura, elaborar convites e convocações, cobrar respostas, selecionar pessoal, solicitar verbas, direcionar informações, comprar material, equipamento e mobiliário, demonstrar capacidade de comunicação, enviar correspondência, contratar serviços de terceiros, demonstrar senso de organização, encaminhar ligações telefônicas, programar as atividades da equipe, elaborar lista de presença, revisar traduções, cobrar relatórios, recepcionar pessoas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, ordenar documentos, dar suporte durante o evento, consultar profissionais de outras áreas, confirmar presença, enviar convite ou convocação, administrar estresse, receber correspondência, identificar o assunto, anotar informações, cancelar compromissos, monitorar o trabalho da equipe, demonstrar sensibilidade, classificar documentos, pesquisar local, controlar cronogramas, preparar apresentações, prestar serviço de intérprete, dar suporte em reuniões, acompanhar contratos e garantias, fazer check-list, despachar com o- s executivo- s, contornar situações adversas, elaborar ficha de avaliação, conferir material, elaborar prestação de contas, secretariar reuniões, cobrar ações, levantar necessidades de material, demonstrar espírito de liderança, confeccionar clippings, demonstrar paciência, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, contratar expositores e palestrantes, fazer ligações telefônicas.