CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os)

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os).
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, supervisionar equipes de trabalho, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, elaborar documentos, demonstrar competências pessoais, assessorar executivo- s / Área- s.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve confirmar presença, estabelecer atribuições da equipe, cobrar relatórios, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, protocolar correspondência, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, adaptar espaço para armazenagem, datilografar documentos, estabelecer cronograma de atividades, fazer check-list, priorizar compromissos e ligações telefônicas, dar suporte durante o evento, demonstrar capacidade de comunicação, demonstrar paciência, elaborar prestação de contas, controlar prazos, reproduzir documentos, elaborar planilhas e gráficos, controlar malote, redigir documentos, administrar pendências, pesquisar informações e dados, capacitar equipe, elaborar lista de presença, contornar situações adversas, controlar cronogramas, avaliar a equipe, receber correspondência, elaborar atas, acompanhar processos, formular pedidos de compra, encaminhar pessoas, acompanhar contratos e garantias, despachar com o- s executivo- s, administrar arquivos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar discrição, administrar agenda do- s executivo- s, registrar correspondência, identificar a natureza do documento, formatar documentos, orientar pessoas, requisitar material, elaborar base de dados, digitar documentos, arquivar correspondência, classificar documentos, demonstrar espírito de liderança, demonstrar capacidade de retórica, consultar profissionais de outras áreas, marcar compromissos, transcrever textos, manter atualizado o banco de dados, transmitir recados, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, filtrar ligações telefônicas, fornecer informações, preparar sala/local, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, divulgar informações, atualizar arquivos, monitorar o trabalho da equipe, anotar informações, triar correspondência, monitorar horários de entrada e saída, trabalhar em equipe, ordenar documentos, enviar correspondência, cobrar ações, colher assinatura, escolher cardápio, administrar estresse, pesquisar local, demonstrar pró-atividade, anotar recados, assinar documentação escolar, cancelar compromissos, contratar expositores e palestrantes, fazer ligações telefônicas, adaptar-se a mudanças, atender pedidos e solicitações, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, encaminhar certificados, contratar serviços de terceiros, programar as atividades da equipe, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, cotar preços, elaborar ficha de avaliação, definir horários, solicitar verbas, levantar necessidades de material, demonstrar dinamismo, enviar convite ou convocação, preparar apresentações, encaminhar documentos, cadastrar documentos, conferir material, transmitir fax, elaborar convites e convocações, selecionar pessoal, ler documentos, confeccionar clippings, identificar o assunto, dar suporte em reuniões, tomar ditados, administrar conflitos, atender ligações telefônicas, demonstrar sensibilidade, comprar material, equipamento e mobiliário, secretariar reuniões, recepcionar pessoas, encaminhar ligações telefônicas, elaborar relatórios, trabalhar sob pressão, demonstrar iniciativa, demonstrar senso de organização, reservar sala/local, cobrar respostas, direcionar informações.