CBO 2523-15 - Secretária trilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária trilíngüe CBO 2523-15 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em duas línguas estrangeiras Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-15 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária trilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-15 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-15

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária trilíngüe

O Secretária trilíngüe CBO 2523-15 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em três idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em dois idiomas estrangeiros – inglês e/ou espanhol e/ou alemão e/ou francês e/ou italiano e/ ou japonês e/ ou chinês, entre outras possibilidades, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e línguas estrangeiras de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-15 deve supervisionar equipes de trabalho, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, demonstrar competências pessoais, elaborar documentos, gerenciar informações, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos, atender pessoas - cliente externo e interno, prestar serviços em idioma estrangeiro.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-15

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária trilíngüe CBO 2523-15

Um Secretária trilíngüe (ou sinônimo) deve sintetizar textos em idioma estrangeiro, consultar profissionais de outras áreas, recepcionar pessoas, elaborar base de dados, demonstrar espírito de liderança, tomar ditados, formular pedidos de compra, cobrar ações, identificar o assunto, adaptar espaço para armazenagem, colher assinatura, identificar a natureza do documento, contratar expositores e palestrantes, solicitar verbas, definir horários, secretariar reuniões, levantar necessidades de material, demonstrar iniciativa, encaminhar ligações telefônicas, preparar sala/local, atender ligações telefônicas, redigir documentos em idioma estrangeiro, cobrar respostas, elaborar ficha de avaliação, anotar recados, requisitar material, cancelar compromissos, comprar material, equipamento e mobiliário, demonstrar senso de organização, encaminhar documentos, demonstrar capacidade de comunicação, elaborar atas, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, demonstrar sensibilidade, estabelecer atribuições da equipe, divulgar informações, administrar arquivos, priorizar compromissos e ligações telefônicas, formatar documentos, ciceronear visitas, elaborar relatórios, administrar conflitos, demonstrar dinamismo, contratar serviços de terceiros, digitar documentos, transcrever textos, protocolar correspondência, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, acompanhar processos, capacitar equipe, dar suporte durante o evento, despachar com o- s executivo- s, elaborar lista de presença, fazer check-list, prestar serviço de intérprete, monitorar horários de entrada e saída, dar suporte a expatriados, transmitir recados, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, adaptar-se a mudanças, ler documentos, cadastrar documentos, avaliar a equipe, transmitir fax, fazer ligações telefônicas, dar suporte em reuniões, preparar apresentações, confirmar presença, traduzir documentos, arquivar correspondência, trabalhar sob pressão, enviar correspondência, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, trabalhar em equipe, controlar malote, redigir documentos, revisar traduções, ordenar documentos, selecionar pessoal, fornecer informações, demonstrar capacidade de retórica, elaborar prestação de contas, registrar correspondência, orientar pessoas, atualizar arquivos, demonstrar pró-atividade, datilografar documentos, contornar situações adversas, cotar preços, pesquisar informações e dados, marcar compromissos, cobrar relatórios, triar correspondência, conferir material, acompanhar contratos e garantias, programar as atividades da equipe, encaminhar certificados, controlar prazos, escolher cardápio, reproduzir documentos, filtrar ligações telefônicas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, administrar pendências, estabelecer cronograma de atividades, administrar estresse, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, elaborar convites e convocações, pesquisar local, demonstrar discrição, direcionar informações, classificar documentos, encaminhar pessoas, elaborar planilhas e gráficos, demonstrar paciência, reservar sala/local, administrar agenda do- s executivo- s, confeccionar clippings, monitorar o trabalho da equipe, enviar convite ou convocação, receber correspondência, controlar cronogramas, anotar informações, manter atualizado o banco de dados, atender pedidos e solicitações.