CBO 2523-15 - Secretária trilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os)

O profissional no cargo de Secretária trilíngüe CBO 2523-15 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em duas línguas estrangeiras Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-15 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

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Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-15

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os).
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária trilíngüe

O Secretária trilíngüe CBO 2523-15 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em três idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em dois idiomas estrangeiros – inglês e/ou espanhol e/ou alemão e/ou francês e/ou italiano e/ ou japonês e/ ou chinês, entre outras possibilidades, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e línguas estrangeiras de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-15 deve gerir suprimentos, controlar correspondência física e eletrônica, supervisionar equipes de trabalho, elaborar documentos, demonstrar competências pessoais, organizar eventos e viagens, arquivar documentos físicos e eletrônicos, prestar serviços em idioma estrangeiro, assessorar executivo- s / Área- s, gerenciar informações, atender pessoas - cliente externo e interno.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-15

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária trilíngüe CBO 2523-15

Um Secretária trilíngüe (ou sinônimo) deve controlar malote, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, formular pedidos de compra, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, demonstrar paciência, identificar a natureza do documento, avaliar a equipe, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, classificar documentos, cobrar ações, ciceronear visitas, arquivar correspondência, transcrever textos, administrar pendências, atender ligações telefônicas, encaminhar certificados, dar suporte a expatriados, acompanhar processos, elaborar lista de presença, transmitir recados, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, trabalhar em equipe, priorizar compromissos e ligações telefônicas, administrar agenda do- s executivo- s, elaborar convites e convocações, preparar sala/local, despachar com o- s executivo- s, contornar situações adversas, capacitar equipe, revisar traduções, administrar arquivos, cancelar compromissos, ordenar documentos, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, selecionar pessoal, fazer ligações telefônicas, solicitar verbas, protocolar correspondência, consultar profissionais de outras áreas, enviar correspondência, sintetizar textos em idioma estrangeiro, datilografar documentos, marcar compromissos, demonstrar pró-atividade, cobrar relatórios, fornecer informações, colher assinatura, confirmar presença, acompanhar contratos e garantias, divulgar informações, demonstrar senso de organização, elaborar relatórios, encaminhar documentos, demonstrar capacidade de comunicação, demonstrar sensibilidade, identificar o assunto, receber correspondência, ler documentos, elaborar planilhas e gráficos, adaptar espaço para armazenagem, dar suporte durante o evento, anotar informações, cobrar respostas, recepcionar pessoas, filtrar ligações telefônicas, estabelecer atribuições da equipe, encaminhar ligações telefônicas, direcionar informações, demonstrar iniciativa, redigir documentos, confeccionar clippings, elaborar prestação de contas, preparar apresentações, formatar documentos, traduzir documentos, elaborar atas, monitorar horários de entrada e saída, estabelecer cronograma de atividades, escolher cardápio, elaborar ficha de avaliação, encaminhar pessoas, administrar conflitos, atualizar arquivos, pesquisar local, programar as atividades da equipe, cotar preços, pesquisar informações e dados, cadastrar documentos, transmitir fax, definir horários, fazer check-list, digitar documentos, comprar material, equipamento e mobiliário, triar correspondência, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, reproduzir documentos, adaptar-se a mudanças, orientar pessoas, contratar serviços de terceiros, prestar serviço de intérprete, levantar necessidades de material, dar suporte em reuniões, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, trabalhar sob pressão, controlar prazos, demonstrar capacidade de retórica, secretariar reuniões, conferir material, contratar expositores e palestrantes, registrar correspondência, redigir documentos em idioma estrangeiro, manter atualizado o banco de dados, anotar recados, monitorar o trabalho da equipe, administrar estresse, tomar ditados, elaborar base de dados, demonstrar dinamismo, controlar cronogramas, reservar sala/local, demonstrar discrição, requisitar material, demonstrar espírito de liderança, enviar convite ou convocação, atender pedidos e solicitações.