CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os)

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os).
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve gerenciar informações, demonstrar competências pessoais, organizar eventos e viagens, supervisionar equipes de trabalho, arquivar documentos físicos e eletrônicos, atender pessoas - cliente externo e interno, assessorar executivo- s / Área- s, elaborar documentos, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve filtrar ligações telefônicas, contornar situações adversas, preparar apresentações, classificar documentos, encaminhar certificados, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, atender ligações telefônicas, identificar a natureza do documento, enviar convite ou convocação, cobrar relatórios, atender pedidos e solicitações, contratar serviços de terceiros, acompanhar processos, assinar documentação escolar, fornecer informações, transcrever textos, demonstrar iniciativa, enviar correspondência, elaborar relatórios, transmitir recados, demonstrar discrição, solicitar verbas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, administrar arquivos, administrar pendências, recepcionar pessoas, dar suporte em reuniões, formular pedidos de compra, acompanhar contratos e garantias, cancelar compromissos, definir horários, elaborar prestação de contas, fazer check-list, triar correspondência, encaminhar ligações telefônicas, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, administrar estresse, programar as atividades da equipe, elaborar atas, controlar cronogramas, consultar profissionais de outras áreas, encaminhar documentos, demonstrar paciência, arquivar correspondência, cobrar respostas, levantar necessidades de material, elaborar base de dados, digitar documentos, controlar prazos, avaliar a equipe, orientar pessoas, trabalhar em equipe, receber correspondência, cotar preços, estabelecer cronograma de atividades, secretariar reuniões, reservar sala/local, redigir documentos, trabalhar sob pressão, colher assinatura, transmitir fax, demonstrar dinamismo, estabelecer atribuições da equipe, controlar malote, escolher cardápio, confirmar presença, despachar com o- s executivo- s, adaptar espaço para armazenagem, encaminhar pessoas, manter atualizado o banco de dados, demonstrar espírito de liderança, adaptar-se a mudanças, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, capacitar equipe, formatar documentos, demonstrar pró-atividade, requisitar material, anotar informações, divulgar informações, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, conferir material, protocolar correspondência, tomar ditados, priorizar compromissos e ligações telefônicas, identificar o assunto, administrar conflitos, elaborar lista de presença, pesquisar informações e dados, demonstrar sensibilidade, pesquisar local, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, elaborar planilhas e gráficos, anotar recados, administrar agenda do- s executivo- s, comprar material, equipamento e mobiliário, demonstrar capacidade de comunicação, elaborar convites e convocações, atualizar arquivos, demonstrar capacidade de retórica, ler documentos, demonstrar senso de organização, elaborar ficha de avaliação, datilografar documentos, fazer ligações telefônicas, cadastrar documentos, preparar sala/local, reproduzir documentos, cobrar ações, monitorar horários de entrada e saída, selecionar pessoal, dar suporte durante o evento, contratar expositores e palestrantes, direcionar informações, monitorar o trabalho da equipe, ordenar documentos, confeccionar clippings, marcar compromissos, registrar correspondência.