CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo a Tabela CBO divulgada pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego.

Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-10 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Profissionais das ciências sociais e humanas.
• • • Profissionais de organização e administração de empresas.
• • • • Secretárias(os) executivas(os) e afins.

O que faz um Secretário bilíngüe

O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-10 deve arquivar documentos físicos e eletrônicos, demonstrar competências pessoais, prestar serviços em idioma estrangeiro, organizar eventos e viagens, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações, gerir suprimentos, elaborar documentos, atender pessoas - cliente externo e interno.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10

Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve sintetizar textos em idioma estrangeiro, secretariar reuniões, consultar profissionais de outras áreas, cadastrar documentos, enviar convite ou convocação, atender pedidos e solicitações, fazer ligações telefônicas, triar correspondência, receber correspondência, transcrever textos, digitar documentos, encaminhar pessoas, atender ligações telefônicas, redigir documentos em idioma estrangeiro, elaborar convites e convocações, escolher cardápio, administrar pendências, registrar correspondência, direcionar informações, definir horários, preparar apresentações, enviar correspondência, encaminhar ligações telefônicas, adaptar-se a mudanças, monitorar horários de entrada e saída, transmitir recados, levantar necessidades de material, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, anotar informações, prestar serviço de intérprete, divulgar informações, fornecer informações, encaminhar certificados, pesquisar informações e dados, elaborar relatórios, reproduzir documentos, traduzir documentos, selecionar pessoal, pesquisar local, acompanhar processos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, cobrar ações, colher assinatura, demonstrar espírito de liderança, capacitar equipe, demonstrar paciência, elaborar prestação de contas, preparar sala/local, confirmar presença, dar suporte durante o evento, demonstrar pró-atividade, estabelecer cronograma de atividades, formatar documentos, demonstrar discrição, formular pedidos de compra, ler documentos, despachar com o- s executivo- s, demonstrar iniciativa, arquivar correspondência, elaborar lista de presença, contratar expositores e palestrantes, demonstrar capacidade de retórica, demonstrar senso de organização, anotar recados, cobrar respostas, identificar o assunto, administrar arquivos, adaptar espaço para armazenagem, administrar agenda do- s executivo- s, demonstrar dinamismo, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, elaborar ficha de avaliação, contornar situações adversas, avaliar a equipe, conferir material, priorizar compromissos e ligações telefônicas, cotar preços, atualizar arquivos, elaborar atas, demonstrar capacidade de comunicação, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, acompanhar contratos e garantias, cobrar relatórios, transmitir fax, manter atualizado o banco de dados, redigir documentos, protocolar correspondência, identificar a natureza do documento, confeccionar clippings, ordenar documentos, fazer check-list, dar suporte a expatriados, reservar sala/local, controlar cronogramas, trabalhar sob pressão, controlar malote, recepcionar pessoas, programar as atividades da equipe, contratar serviços de terceiros, requisitar material, solicitar verbas, marcar compromissos, orientar pessoas, dar suporte em reuniões, ciceronear visitas, elaborar base de dados, elaborar planilhas e gráficos, administrar estresse, trabalhar em equipe, revisar traduções, filtrar ligações telefônicas, comprar material, equipamento e mobiliário, monitorar o trabalho da equipe, controlar prazos, tomar ditados, administrar conflitos, classificar documentos, demonstrar sensibilidade, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, cancelar compromissos, estabelecer atribuições da equipe, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, datilografar documentos.