CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os)

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os).
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve arquivar documentos físicos e eletrônicos, gerir suprimentos, demonstrar competências pessoais, atender pessoas - cliente externo e interno, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, elaborar documentos, gerenciar informações, assessorar executivo- s / Área- s, supervisionar equipes de trabalho.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve divulgar informações, levantar necessidades de material, administrar estresse, controlar cronogramas, transmitir fax, cobrar ações, fazer check-list, triar correspondência, acompanhar processos, adaptar-se a mudanças, cobrar relatórios, elaborar ficha de avaliação, encaminhar documentos, demonstrar senso de organização, transmitir recados, reproduzir documentos, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, receber correspondência, anotar informações, recepcionar pessoas, filtrar ligações telefônicas, secretariar reuniões, registrar correspondência, demonstrar espírito de liderança, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, requisitar material, anotar recados, identificar o assunto, capacitar equipe, escolher cardápio, cadastrar documentos, arquivar correspondência, conferir material, fornecer informações, preparar sala/local, elaborar planilhas e gráficos, datilografar documentos, formatar documentos, dar suporte em reuniões, atender ligações telefônicas, contratar expositores e palestrantes, reservar sala/local, ordenar documentos, trabalhar em equipe, encaminhar pessoas, contratar serviços de terceiros, confirmar presença, elaborar lista de presença, cobrar respostas, elaborar convites e convocações, demonstrar iniciativa, demonstrar dinamismo, dar suporte durante o evento, acompanhar contratos e garantias, administrar agenda do- s executivo- s, direcionar informações, consultar profissionais de outras áreas, classificar documentos, confeccionar clippings, protocolar correspondência, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, controlar malote, estabelecer atribuições da equipe, administrar arquivos, elaborar atas, demonstrar discrição, assinar documentação escolar, pesquisar local, ler documentos, encaminhar certificados, marcar compromissos, formular pedidos de compra, demonstrar sensibilidade, elaborar relatórios, avaliar a equipe, preparar apresentações, enviar correspondência, identificar a natureza do documento, trabalhar sob pressão, colher assinatura, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, definir horários, monitorar o trabalho da equipe, manter atualizado o banco de dados, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, adaptar espaço para armazenagem, transcrever textos, redigir documentos, contornar situações adversas, comprar material, equipamento e mobiliário, demonstrar capacidade de retórica, administrar conflitos, selecionar pessoal, demonstrar pró-atividade, elaborar prestação de contas, solicitar verbas, administrar pendências, despachar com o- s executivo- s, demonstrar paciência, atender pedidos e solicitações, pesquisar informações e dados, monitorar horários de entrada e saída, programar as atividades da equipe, enviar convite ou convocação, elaborar base de dados, controlar prazos, fazer ligações telefônicas, cancelar compromissos, cotar preços, atualizar arquivos, orientar pessoas, priorizar compromissos e ligações telefônicas, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, tomar ditados, estabelecer cronograma de atividades, demonstrar capacidade de comunicação, digitar documentos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, encaminhar ligações telefônicas.