CBO 2523-10 - Secretário bilíngüe - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretário bilíngüe CBO 2523-10 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais, como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Organiza arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, administra atividades, prazos, recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Presta serviços de redação, tradução e interpretação em idioma nacional e em língua estrangeira Mantém-se atualizado e promove a inovação e a integração no contexto da globalização.

CBO 2523-10 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo a Tabela CBO divulgada pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego.

Confira funções, descrição do cargo de Secretário bilíngüe, atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-10 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-10

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretário bilíngüe

O Secretário bilíngüe CBO 2523-10 assiste executivos e gestores de organizações diversas, organizando e administrando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, orienta e indica facilidades e serviços relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares, como reuniões de conselhos administrativos.

Efetua triagem de ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, administra, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços.

Auxilia e fornece informações para a gestão estratégica Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos.

Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, manuais e materiais de divulgação, em dois idiomas.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos.

Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas, pendências e processos secretariais.

Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, e presta contas de verbas Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout” locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa e elabora roteiros e itinerários de atividades dos executivos.

Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito Realiza versões, traduções e interpretações, nas modalidades simultânea e consecutiva, prestando serviços em um idioma estrangeiro, como inglês ou espanhol, além da língua nacional.

Realiza audição, decodificação e codificação, transcrição, resumos, resenhas, paráfrases, transliteração de mensagens orais para a linguagem escrita, transposições textuais entre a língua pátria e língua estrangeira de especialidade, conforme a necessidade de comunicação dos interlocutores e a natureza de eventos gerenciais e técnicos, considerando questões de diversidade e fatores políticos e culturais no contexto da globalização .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-10 deve assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos, demonstrar competências pessoais, prestar serviços em idioma estrangeiro, elaborar documentos, supervisionar equipes de trabalho, gerenciar informações, atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-10

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretário bilíngüe CBO 2523-10

Um Secretário bilíngüe (ou sinônimo) deve redigir documentos em idioma estrangeiro, classificar documentos, demonstrar senso de organização, pesquisar local, reservar sala/local, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, controlar malote, demonstrar sensibilidade, dar suporte em reuniões, pesquisar informações e dados, solicitar verbas, cobrar relatórios, avaliar a equipe, demonstrar capacidade de comunicação, contornar situações adversas, contratar expositores e palestrantes, demonstrar espírito de liderança, divulgar informações, demonstrar iniciativa, comprar material, equipamento e mobiliário, datilografar documentos, encaminhar pessoas, demonstrar discrição, protocolar correspondência, orientar pessoas, fazer check-list, demonstrar capacidade de retórica, programar as atividades da equipe, elaborar relatórios, elaborar base de dados, ciceronear visitas, demonstrar paciência, estabelecer atribuições da equipe, encaminhar certificados, estabelecer cronograma de atividades, enviar convite ou convocação, enviar correspondência, registrar correspondência, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, levantar necessidades de material, priorizar compromissos e ligações telefônicas, administrar conflitos, acompanhar processos, anotar informações, elaborar ficha de avaliação, controlar prazos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, definir horários, identificar a natureza do documento, administrar arquivos, conferir material, fazer ligações telefônicas, ordenar documentos, direcionar informações, administrar agenda do- s executivo- s, fornecer informações, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, marcar compromissos, atender pedidos e solicitações, prestar serviço de intérprete, confeccionar clippings, formular pedidos de compra, demonstrar dinamismo, identificar o assunto, transmitir fax, traduzir documentos, monitorar horários de entrada e saída, cobrar respostas, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, confirmar presença, elaborar atas, adaptar-se a mudanças, revisar traduções, escolher cardápio, digitar documentos, cobrar ações, administrar pendências, colher assinatura, redigir documentos, transcrever textos, preparar sala/local, ler documentos, elaborar prestação de contas, cancelar compromissos, adaptar espaço para armazenagem, despachar com o- s executivo- s, encaminhar ligações telefônicas, demonstrar pró-atividade, elaborar planilhas e gráficos, filtrar ligações telefônicas, cotar preços, atualizar arquivos, controlar cronogramas, administrar estresse, reproduzir documentos, dar suporte a expatriados, manter atualizado o banco de dados, acompanhar contratos e garantias, triar correspondência, capacitar equipe, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, dar suporte durante o evento, sintetizar textos em idioma estrangeiro, consultar profissionais de outras áreas, trabalhar sob pressão, preparar apresentações, cadastrar documentos, atender ligações telefônicas, requisitar material, formatar documentos, receber correspondência, contratar serviços de terceiros, monitorar o trabalho da equipe, elaborar lista de presença, anotar recados, recepcionar pessoas, secretariar reuniões, tomar ditados, selecionar pessoal, trabalhar em equipe, transmitir recados, arquivar correspondência, elaborar convites e convocações.