CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo a Tabela CBO divulgada pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Profissionais das ciências sociais e humanas.
• • • Profissionais de organização e administração de empresas.
• • • • Secretárias(os) executivas(os) e afins.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, atender pessoas - cliente externo e interno, controlar correspondência física e eletrônica, organizar eventos e viagens, gerenciar informações, assessorar executivo- s / Área- s, arquivar documentos físicos e eletrônicos, demonstrar competências pessoais, supervisionar equipes de trabalho, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve demonstrar capacidade de comunicação, demonstrar iniciativa, administrar pendências, ler documentos, cobrar respostas, dar suporte durante o evento, administrar agenda do- s executivo- s, estabelecer cronograma de atividades, anotar informações, identificar a natureza do documento, demonstrar capacidade de retórica, enviar correspondência, transmitir recados, tomar ditados, demonstrar discrição, acompanhar contratos e garantias, atender pedidos e solicitações, demonstrar paciência, secretariar reuniões, transmitir fax, anotar recados, divulgar informações, priorizar compromissos e ligações telefônicas, formular pedidos de compra, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, triar correspondência, trabalhar em equipe, demonstrar senso de organização, digitar documentos, marcar compromissos, dar suporte em reuniões, contratar expositores e palestrantes, fazer check-list, demonstrar dinamismo, consultar profissionais de outras áreas, atender ligações telefônicas, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, programar as atividades da equipe, comprar material, equipamento e mobiliário, trabalhar sob pressão, elaborar planilhas e gráficos, adaptar espaço para armazenagem, atualizar arquivos, direcionar informações, assinar documentação escolar, contratar serviços de terceiros, requisitar material, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, adaptar-se a mudanças, formatar documentos, datilografar documentos, demonstrar pró-atividade, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, acompanhar processos, confeccionar clippings, redigir documentos, recepcionar pessoas, definir horários, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, enviar convite ou convocação, elaborar lista de presença, fazer ligações telefônicas, cobrar relatórios, conferir material, transcrever textos, cobrar ações, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, receber correspondência, orientar pessoas, elaborar base de dados, selecionar pessoal, encaminhar certificados, administrar conflitos, demonstrar espírito de liderança, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, preparar sala/local, elaborar atas, confirmar presença, reproduzir documentos, reservar sala/local, elaborar relatórios, elaborar prestação de contas, encaminhar ligações telefônicas, levantar necessidades de material, protocolar correspondência, cadastrar documentos, escolher cardápio, avaliar a equipe, manter atualizado o banco de dados, encaminhar documentos, administrar arquivos, registrar correspondência, elaborar convites e convocações, estabelecer atribuições da equipe, pesquisar informações e dados, monitorar horários de entrada e saída, controlar prazos, colher assinatura, identificar o assunto, controlar malote, fornecer informações, pesquisar local, classificar documentos, demonstrar sensibilidade, filtrar ligações telefônicas, controlar cronogramas, capacitar equipe, arquivar correspondência, elaborar ficha de avaliação, despachar com o- s executivo- s, monitorar o trabalho da equipe, preparar apresentações, encaminhar pessoas, cotar preços, ordenar documentos, cancelar compromissos, solicitar verbas, administrar estresse, contornar situações adversas.