CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os)

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os).
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve assessorar executivo- s / Área- s, atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos, supervisionar equipes de trabalho, gerir suprimentos, demonstrar competências pessoais, gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, elaborar documentos, organizar eventos e viagens.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve encaminhar ligações telefônicas, elaborar relatórios, formatar documentos, datilografar documentos, despachar com o- s executivo- s, acompanhar processos, formular pedidos de compra, encaminhar certificados, definir horários, avaliar a equipe, contratar expositores e palestrantes, classificar documentos, dar suporte em reuniões, programar as atividades da equipe, anotar recados, anotar informações, recepcionar pessoas, escolher cardápio, controlar cronogramas, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar pró-atividade, triar correspondência, cobrar respostas, administrar estresse, demonstrar dinamismo, priorizar compromissos e ligações telefônicas, demonstrar iniciativa, demonstrar capacidade de comunicação, cotar preços, elaborar convites e convocações, atualizar arquivos, elaborar base de dados, demonstrar sensibilidade, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, confirmar presença, dar suporte durante o evento, contratar serviços de terceiros, contornar situações adversas, colher assinatura, administrar pendências, elaborar atas, digitar documentos, solicitar verbas, reservar sala/local, demonstrar espírito de liderança, estabelecer cronograma de atividades, acompanhar contratos e garantias, selecionar pessoal, monitorar horários de entrada e saída, tomar ditados, elaborar ficha de avaliação, conferir material, administrar agenda do- s executivo- s, fornecer informações, identificar a natureza do documento, elaborar lista de presença, administrar arquivos, consultar profissionais de outras áreas, transcrever textos, pesquisar local, atender pedidos e solicitações, capacitar equipe, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, cancelar compromissos, registrar correspondência, reproduzir documentos, orientar pessoas, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, adaptar espaço para armazenagem, fazer check-list, encaminhar documentos, arquivar correspondência, transmitir recados, demonstrar paciência, pesquisar informações e dados, comprar material, equipamento e mobiliário, elaborar planilhas e gráficos, preparar sala/local, estabelecer atribuições da equipe, trabalhar sob pressão, administrar conflitos, fazer ligações telefônicas, encaminhar pessoas, protocolar correspondência, controlar malote, requisitar material, enviar convite ou convocação, filtrar ligações telefônicas, receber correspondência, secretariar reuniões, monitorar o trabalho da equipe, preparar apresentações, enviar correspondência, trabalhar em equipe, redigir documentos, transmitir fax, demonstrar discrição, cadastrar documentos, ler documentos, ordenar documentos, assinar documentação escolar, controlar prazos, identificar o assunto, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, divulgar informações, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, direcionar informações, cobrar relatórios, demonstrar capacidade de retórica, marcar compromissos, manter atualizado o banco de dados, elaborar prestação de contas, demonstrar senso de organização, cobrar ações, adaptar-se a mudanças, confeccionar clippings, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, atender ligações telefônicas, levantar necessidades de material.