CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os)

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os).
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve controlar correspondência física e eletrônica, assessorar executivo- s / Área- s, supervisionar equipes de trabalho, atender pessoas - cliente externo e interno, elaborar documentos, demonstrar competências pessoais, gerenciar informações, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve estabelecer cronograma de atividades, escolher cardápio, digitar documentos, preparar apresentações, administrar pendências, trabalhar em equipe, arquivar correspondência, dar suporte durante o evento, ordenar documentos, demonstrar discrição, demonstrar capacidade de retórica, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, administrar conflitos, transcrever textos, secretariar reuniões, elaborar prestação de contas, contratar serviços de terceiros, levantar necessidades de material, transmitir fax, recepcionar pessoas, contornar situações adversas, formatar documentos, confirmar presença, administrar agenda do- s executivo- s, adaptar-se a mudanças, preparar sala/local, pesquisar local, datilografar documentos, cotar preços, enviar convite ou convocação, demonstrar pró-atividade, priorizar compromissos e ligações telefônicas, encaminhar pessoas, receber correspondência, administrar arquivos, fazer ligações telefônicas, conferir material, elaborar lista de presença, redigir documentos, consultar profissionais de outras áreas, contratar expositores e palestrantes, registrar correspondência, acompanhar contratos e garantias, comprar material, equipamento e mobiliário, elaborar convites e convocações, monitorar horários de entrada e saída, demonstrar paciência, controlar malote, atualizar arquivos, cancelar compromissos, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, reproduzir documentos, monitorar o trabalho da equipe, avaliar a equipe, transmitir recados, elaborar planilhas e gráficos, encaminhar certificados, selecionar pessoal, encaminhar ligações telefônicas, elaborar ficha de avaliação, estabelecer atribuições da equipe, reservar sala/local, orientar pessoas, demonstrar iniciativa, administrar estresse, requisitar material, controlar cronogramas, anotar recados, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, cobrar respostas, programar as atividades da equipe, confeccionar clippings, anotar informações, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, atender pedidos e solicitações, demonstrar capacidade de comunicação, cadastrar documentos, elaborar relatórios, pesquisar informações e dados, assinar documentação escolar, demonstrar dinamismo, cobrar relatórios, despachar com o- s executivo- s, filtrar ligações telefônicas, definir horários, marcar compromissos, atender ligações telefônicas, fazer check-list, trabalhar sob pressão, triar correspondência, capacitar equipe, encaminhar documentos, demonstrar senso de organização, elaborar base de dados, identificar a natureza do documento, cobrar ações, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, identificar o assunto, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, demonstrar espírito de liderança, fornecer informações, solicitar verbas, dar suporte em reuniões, demonstrar sensibilidade, acompanhar processos, formular pedidos de compra, colher assinatura, classificar documentos, adaptar espaço para armazenagem, divulgar informações, enviar correspondência, protocolar correspondência, elaborar atas, manter atualizado o banco de dados, controlar prazos, direcionar informações, ler documentos, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, tomar ditados.