CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo a Tabela CBO divulgada pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Profissionais das ciências sociais e humanas.
• • • Profissionais de organização e administração de empresas.
• • • • Secretárias(os) executivas(os) e afins.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve elaborar documentos, gerenciar informações, supervisionar equipes de trabalho, arquivar documentos físicos e eletrônicos, controlar correspondência física e eletrônica, gerir suprimentos, demonstrar competências pessoais, atender pessoas - cliente externo e interno, assessorar executivo- s / Área- s, organizar eventos e viagens.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve estabelecer cronograma de atividades, preparar sala/local, controlar prazos, cancelar compromissos, preparar apresentações, transmitir fax, dar suporte em reuniões, demonstrar capacidade de retórica, elaborar lista de presença, filtrar ligações telefônicas, secretariar reuniões, escolher cardápio, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, elaborar ficha de avaliação, anotar recados, encaminhar documentos, adaptar-se a mudanças, pesquisar informações e dados, demonstrar capacidade de comunicação, assinar documentação escolar, atualizar arquivos, demonstrar espírito de liderança, enviar convite ou convocação, elaborar prestação de contas, redigir documentos, receber correspondência, enviar correspondência, transmitir recados, colher assinatura, estabelecer atribuições da equipe, contornar situações adversas, comprar material, equipamento e mobiliário, classificar documentos, controlar cronogramas, solicitar verbas, conferir material, tomar ditados, encaminhar certificados, formular pedidos de compra, direcionar informações, despachar com o- s executivo- s, monitorar horários de entrada e saída, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, programar as atividades da equipe, protocolar correspondência, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, orientar pessoas, dar suporte durante o evento, elaborar convites e convocações, demonstrar discrição, demonstrar paciência, contratar serviços de terceiros, administrar agenda do- s executivo- s, administrar conflitos, elaborar relatórios, triar correspondência, cobrar ações, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, trabalhar sob pressão, encaminhar pessoas, elaborar planilhas e gráficos, recepcionar pessoas, fazer ligações telefônicas, identificar o assunto, marcar compromissos, controlar malote, confirmar presença, identificar a natureza do documento, pesquisar local, divulgar informações, demonstrar pró-atividade, contratar expositores e palestrantes, cotar preços, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, arquivar correspondência, reproduzir documentos, administrar pendências, datilografar documentos, monitorar o trabalho da equipe, formatar documentos, administrar arquivos, encaminhar ligações telefônicas, adaptar espaço para armazenagem, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, administrar estresse, definir horários, acompanhar contratos e garantias, manter atualizado o banco de dados, demonstrar senso de organização, anotar informações, levantar necessidades de material, priorizar compromissos e ligações telefônicas, avaliar a equipe, requisitar material, digitar documentos, consultar profissionais de outras áreas, demonstrar iniciativa, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, acompanhar processos, selecionar pessoal, atender pedidos e solicitações, ler documentos, atender ligações telefônicas, cobrar relatórios, ordenar documentos, transcrever textos, reservar sala/local, cobrar respostas, confeccionar clippings, demonstrar sensibilidade, demonstrar dinamismo, capacitar equipe, registrar correspondência, fornecer informações, trabalhar em equipe, elaborar atas, cadastrar documentos, fazer check-list, elaborar base de dados.