CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins
O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.
Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.
Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano
CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo a Tabela CBO divulgada pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego.
Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.
Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05
- Profissionais das ciências e das artes.
- Profissionais das ciências sociais e humanas.
- Profissionais de organização e administração de empresas.
- Secretárias(os) executivas(os) e afins.
O que faz um Secretária(o) executiva(o)
O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.
Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.
Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.
Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.
Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.
Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.
Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.
Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.
Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.
Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.
Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.
Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.
Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.
Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .
Funções do cargo
O funcionário CBO 2523-05 deve atender pessoas - cliente externo e interno, demonstrar competências pessoais, controlar correspondência física e eletrônica, gerenciar informações, elaborar documentos, gerir suprimentos, arquivar documentos físicos e eletrônicos, organizar eventos e viagens, supervisionar equipes de trabalho, assessorar executivo- s / Área- s.
Condições de trabalho dessas profissões
Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.
Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05
O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.
Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05
Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve dar suporte durante o evento, anotar informações, transcrever textos, enviar correspondência, elaborar relatórios, ordenar documentos, orientar pessoas, pesquisar local, elaborar lista de presença, reproduzir documentos, demonstrar paciência, programar as atividades da equipe, encaminhar documentos, marcar compromissos, anotar recados, elaborar base de dados, ler documentos, transmitir fax, fazer check-list, confeccionar clippings, capacitar equipe, administrar pendências, trabalhar em equipe, levantar necessidades de material, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, elaborar ficha de avaliação, demonstrar discrição, solicitar verbas, contornar situações adversas, cobrar ações, comprar material, equipamento e mobiliário, atualizar arquivos, adaptar espaço para armazenagem, receber correspondência, colher assinatura, encaminhar certificados, enviar convite ou convocação, consultar profissionais de outras áreas, digitar documentos, elaborar atas, formatar documentos, administrar conflitos, fazer ligações telefônicas, classificar documentos, estabelecer atribuições da equipe, datilografar documentos, avaliar a equipe, selecionar pessoal, registrar correspondência, confirmar presença, redigir documentos, cadastrar documentos, monitorar horários de entrada e saída, demonstrar espírito de liderança, demonstrar senso de organização, administrar agenda do- s executivo- s, manter atualizado o banco de dados, demonstrar iniciativa, estabelecer cronograma de atividades, atender pedidos e solicitações, conferir material, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, cancelar compromissos, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, elaborar prestação de contas, escolher cardápio, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, triar correspondência, reservar sala/local, adaptar-se a mudanças, contratar expositores e palestrantes, elaborar planilhas e gráficos, protocolar correspondência, demonstrar sensibilidade, monitorar o trabalho da equipe, encaminhar pessoas, encaminhar ligações telefônicas, preparar apresentações, acompanhar contratos e garantias, identificar a natureza do documento, transmitir recados, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, demonstrar capacidade de comunicação, direcionar informações, trabalhar sob pressão, cobrar relatórios, dar suporte em reuniões, preparar sala/local, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, formular pedidos de compra, atender ligações telefônicas, contratar serviços de terceiros, filtrar ligações telefônicas, requisitar material, demonstrar capacidade de retórica, definir horários, identificar o assunto, controlar malote, priorizar compromissos e ligações telefônicas, elaborar convites e convocações, divulgar informações, acompanhar processos, administrar estresse, administrar arquivos, cotar preços, cobrar respostas, assinar documentação escolar, fornecer informações, pesquisar informações e dados, secretariar reuniões, recepcionar pessoas, despachar com o- s executivo- s, controlar prazos, demonstrar dinamismo, controlar cronogramas, tomar ditados, arquivar correspondência, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, demonstrar pró-atividade.