CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo a Tabela CBO divulgada pelo MTE - Ministério do Trabalho e Emprego.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve supervisionar equipes de trabalho, gerenciar informações, controlar correspondência física e eletrônica, arquivar documentos físicos e eletrônicos, demonstrar competências pessoais, elaborar documentos, atender pessoas - cliente externo e interno, organizar eventos e viagens, assessorar executivo- s / Área- s, gerir suprimentos.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve controlar malote, encaminhar pessoas, ordenar documentos, capacitar equipe, redigir documentos, contornar situações adversas, encaminhar documentos, atender ligações telefônicas, cancelar compromissos, elaborar base de dados, elaborar atas, confeccionar clippings, recepcionar pessoas, demonstrar pró-atividade, transmitir fax, administrar pendências, controlar prazos, administrar conflitos, datilografar documentos, definir horários, demonstrar espírito de liderança, adaptar espaço para armazenagem, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, classificar documentos, identificar a natureza do documento, tomar ditados, secretariar reuniões, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, elaborar ficha de avaliação, cotar preços, pesquisar informações e dados, enviar correspondência, formular pedidos de compra, fazer ligações telefônicas, dar suporte durante o evento, contratar serviços de terceiros, adaptar-se a mudanças, reservar sala/local, assinar documentação escolar, priorizar compromissos e ligações telefônicas, registrar correspondência, demonstrar sensibilidade, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, manter atualizado o banco de dados, formatar documentos, demonstrar capacidade de comunicação, monitorar o trabalho da equipe, elaborar prestação de contas, conferir material, demonstrar discrição, monitorar horários de entrada e saída, dar suporte em reuniões, elaborar planilhas e gráficos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, divulgar informações, reproduzir documentos, selecionar pessoal, atender pedidos e solicitações, transcrever textos, avaliar a equipe, acompanhar contratos e garantias, triar correspondência, identificar o assunto, anotar recados, atualizar arquivos, confirmar presença, cadastrar documentos, contratar expositores e palestrantes, demonstrar senso de organização, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, administrar agenda do- s executivo- s, escolher cardápio, comprar material, equipamento e mobiliário, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, acompanhar processos, demonstrar dinamismo, pesquisar local, preparar sala/local, despachar com o- s executivo- s, controlar cronogramas, encaminhar certificados, colher assinatura, trabalhar sob pressão, elaborar convites e convocações, orientar pessoas, elaborar relatórios, enviar convite ou convocação, programar as atividades da equipe, levantar necessidades de material, demonstrar paciência, administrar arquivos, filtrar ligações telefônicas, cobrar ações, requisitar material, arquivar correspondência, protocolar correspondência, fornecer informações, estabelecer atribuições da equipe, consultar profissionais de outras áreas, direcionar informações, cobrar relatórios, preparar apresentações, transmitir recados, encaminhar ligações telefônicas, demonstrar iniciativa, marcar compromissos, ler documentos, anotar informações, fazer check-list, trabalhar em equipe, cobrar respostas, administrar estresse, solicitar verbas, digitar documentos, receber correspondência, elaborar lista de presença, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, estabelecer cronograma de atividades, demonstrar capacidade de retórica.