CBO 2523-05 - Secretária(o) executiva(o) - Descrição do cargo, funções, competências e atividades exercidas pelos secretárias(os) executivas(os) e afins

O profissional no cargo de Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 Assessora executivos de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, administrando e atualizando agendas de compromissos, atendendo pessoas, organizando e disponibilizando informações qualitativas e quantitativas, elaborando correspondências, documentos, apresentações, relatórios, cronogramas, arquivos e portfólios Planeja, organiza e dirige serviços de secretaria e desempenha funções secretariais como elaboração e transcrição de atas, controle de correspondência física e eletrônica, redação técnica e comercial.

Cria e atualiza banco de dados Mantém organizado arquivo de contatos Organiza reuniões, eventos e viagens, gere atividades, prazos e recursos físicos, financeiros e humanos.

Pode administrar eventos protocolares Mantém-se atualizado quanto a inovações, promovendo a integração do desenvolvimento tecnológico, produtivo, gerencial, social, humano

CBO 2523-05 é o Código Brasileiro da Ocupação de secretárias(os) executivas(os) e afins que pertence ao grupo dos profissionais das ciências sociais e humanas, segundo o Secretaria da Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.

Confira funções, descrição do cargo de Secretária(o) executiva(o), atividades principais, atribuições, mercado de trabalho, dados salariais oficiais atualizados para a função, bem como o salário pago para os Secretárias(os) executivas(os) e afins CBO 2523-05 em todo Brasil.

Divisões de categorias profissionais do CBO 2523-05

• Profissionais das ciências e das artes.
• • Secretárias(os) executivas(os) e afins.
• • • Profissionais das ciências sociais e humanas.

O que faz um Secretária(o) executiva(o)

O Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05 assiste executivos e gestores de organizações empresariais, governamentais e não governamentais, organizando e gerenciando compromissos e atendimentos e atuando no desenvolvimento e manutenção de processos Pode atuar como trabalhador assalariado, prestador de serviços ou consultor autônomo, observando e cumprindo normas legais e técnicas.

Desenvolve e administra agendas, estabelece horários, programa, organiza e acompanha atividades, conforme prioridades, preferências e disponibilidade de participantes.

Verifica necessidades e aloca recursos físicos, financeiros e humanos para a realização de encontros presenciais, virtuais e híbridos Encaminha credenciais e acessos, verificando necessidades ou falhas de comunicação.

Recebe, recepciona e atende pessoas, presencialmente, por telefone e por diversos meios, como aplicativos de celular, redes sociais, correio eletrônico, “chats”, intranet e internet, aplicando protocolos pertinentes Fornece informações sobre encontros e eventos, autoriza a entrada de pessoas e encaminha participantes para locais presenciais ou realiza “ensalamento” em ambientes virtuais.

Orienta e indica facilidades e serviços, relativos a localizações, deslocamento, alimentação, hospedagem.

Pode administrar eventos protocolares como reuniões de conselhos administrativos Tria ligações e atendimentos, faz encaminhamentos e retornos, registra e transmite recados.

Realiza contatos solicitados pelos executivos, buscando convergência de agendas e otimização do trabalho.

Cria, gerencia, controla e divulga dados e informações relacionados a processos, produtos e serviços Auxilia e instrumentaliza a gestão estratégica, o desenvolvimento de soluções, negociações e tomada de decisão Participa da curadoria e da padronização de comunicações, conforme a identidade visual, missão, visão e valores da organização.

Elabora clipping e conteúdo para sítios e plataformas digitais, aplicativos, redes sociais, meios de comunicação impressos, como revistas e informativos Pesquisa, interpreta e sistematiza informações, dados técnicos, administrativos e de mercado, avalia e disponibiliza arquivos digitais e físicos, conforme fluxo documental Desenvolve e mantém banco de dados e arquivos.

Controla prazos para respostas de encaminhamentos, administra pendências, solicita respostas e encaminha lembretes na iminência do envio de pareceres, relatórios, informes e atendimentos de demandas Redige, elabora e formata documentação técnica e comercial, conforme a natureza da organização, como pautas, registros de reuniões, convites, convocações, planilhas, gráficos, apresentações eletrônicas, “briefings”, roteiros, transcrições, manuais e materiais de divulgação.

Envia, recebe, protocola e classifica correspondência física e eletrônica, realizando triagem por tipo, prioridade, assunto e destinação Registra, envia, arquiva e procede à guarda de documentos, malotes, mercadorias, encomendas, suprimentos Planeja, organiza e dirige serviços e as atividades secretariais.

Auxilia na seleção, contratação, treinamento da equipe Supervisiona atividades, organiza e controla cronogramas, metas e processos secretariais Faz aquisição de materiais e serviços, solicita, aplica e presta contas de verbas.

Organiza viagens e deslocamentos, providencia documentação, como passaportes, vistos, passagens e “vouchers”, reservas de hospedagem, “checkin” e “checkout”, locais e logística para eventos (“hardware”, “software”, internet, contratos de expositores, palestrantes, equipe receptiva, assistência técnica), convites, cardápios, serviços de bufê, cerimonial Pesquisa, elabora e instrumentaliza executivos com roteiros, itinerários de atividades profissionais, sociais e culturais Acompanha e assiste executivos em viagens e eventos.

Recebe clientes e visitantes, comunicando-se oralmente e por escrito .

Funções do cargo

O funcionário CBO 2523-05 deve atender pessoas - cliente externo e interno, arquivar documentos físicos e eletrônicos, assessorar executivo- s / Área- s, demonstrar competências pessoais, controlar correspondência física e eletrônica, elaborar documentos, gerir suprimentos, supervisionar equipes de trabalho, organizar eventos e viagens, gerenciar informações.

Condições de trabalho dessas profissões

Secretárias(os) executivas(os) e afins trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Exigências do mercado de trabalho para o CBO 2523-05

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Atividades exercidas por um Secretária(o) executiva(o) CBO 2523-05

Um Secretária(o) executiva(o) (ou sinônimo) deve classificar documentos, monitorar o trabalho da equipe, prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados, administrar agenda do- s executivo- s, preparar sala/local, adaptar-se a mudanças, despachar com o- s executivo- s, secretariar reuniões, confirmar presença, manter atualizado o banco de dados, providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio, enviar correspondência, demonstrar capacidade de retórica, transmitir recados, cadastrar documentos, contratar serviços de terceiros, elaborar base de dados, direcionar informações, estabelecer cronograma de atividades, filtrar ligações telefônicas, controlar prazos, cancelar compromissos, cobrar relatórios, requisitar material, encaminhar pessoas, demonstrar senso de organização, preparar apresentações, demonstrar capacidade de comunicação, encaminhar ligações telefônicas, programar as atividades da equipe, receber correspondência, elaborar ficha de avaliação, atualizar arquivos, anotar informações, dar suporte em reuniões, administrar arquivos, anotar recados, estabelecer atribuições da equipe, divulgar informações, elaborar convites e convocações, demonstrar discrição, digitar documentos, elaborar prestação de contas, identificar a natureza do documento, fazer ligações telefônicas, ordenar documentos, autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros, confeccionar clippings, cobrar respostas, acompanhar executivo- s em evento- s e viagens, formular pedidos de compra, arquivar correspondência, elaborar planilhas e gráficos, determinar a forma de arquivo - disquete, microfilmagem, acompanhar processos, orientar pessoas, selecionar pessoal, transcrever textos, avaliar a equipe, elaborar atas, identificar o assunto, transmitir fax, elaborar lista de presença, pesquisar local, triar correspondência, atender ligações telefônicas, cotar preços, demonstrar iniciativa, capacitar equipe, elaborar relatórios, assinar documentação escolar, demonstrar sensibilidade, dar suporte durante o evento, formatar documentos, atender pedidos e solicitações, priorizar compromissos e ligações telefônicas, colher assinatura, providenciar documentação legal do executivo - passaporte, vistos, recepcionar pessoas, solicitar verbas, providenciar passagens, hospedagem e transporte local, pesquisar informações e dados, redigir documentos, trabalhar sob pressão, registrar correspondência, comprar material, equipamento e mobiliário, trabalhar em equipe, conferir material, levantar necessidades de material, tomar ditados, contornar situações adversas, contratar expositores e palestrantes, datilografar documentos, administrar conflitos, definir horários, fornecer informações, administrar estresse, demonstrar pró-atividade, consultar profissionais de outras áreas, fazer check-list, administrar pendências, demonstrar paciência, encaminhar certificados, encaminhar documentos, monitorar horários de entrada e saída, enviar convite ou convocação, reservar sala/local, escolher cardápio, demonstrar espírito de liderança, adaptar espaço para armazenagem, controlar malote, cobrar ações, controlar cronogramas, protocolar correspondência, ler documentos, marcar compromissos, demonstrar dinamismo, acompanhar contratos e garantias, reproduzir documentos.